Tilitoimiston vaihto — milloin kannattaa vaihtaa ja miten se käytännössä tapahtuu

Tiivistelmä: Tilitoimiston vaihtaminen on helpompaa kuin moni luulee. Käydään läpi merkit siitä että on aika vaihtaa, oikea ajankohta, vaihdon vaiheet, siirrettävä aineisto ja se mitä vaihto maksaa sinulle.

Lyhyt vastaus: vaihto on helpompi kuin luulet

Tilitoimiston vaihtaminen ei vaadi sinulta juuri mitään. Käytännössä se tarkoittaa kolmea asiaa: irtisanot vanhan sopimuksen, annat uudelle tilitoimistolle valtuudet ja varmistat että kirjanpitoaineisto siirtyy. Loppu on tilitoimistojen välistä työtä.

Vaihto onnistuu myös kesken tilikauden. Kirjanpitoon ei tule katkoa, kunhan siirtymä sovitaan selvästi — kuka hoitaa minkäkin kuukauden ja kenen vastuulle seuraava ALV-ilmoitus jää.

Silti moni yrittäjä on tyytymätön vuosia ennen kuin tekee mitään. Syy on lähes aina sama: pelko siitä, että vaihto sotkee asiat pahemmaksi kuin ne nyt ovat. Katsotaan siis ensin, milloin vaihtoa oikeasti kannattaa harkita.

Milloin tilitoimistoa kannattaa vaihtaa

Yksittäinen virhe ei ole syy vaihtaa. Virheitä sattuu kaikille, ja hyvä kirjanpitäjä korjaa oman virheensä kertomatta siitä sinulle laskua. Merkitystä on sillä, mikä toistuu.

Nämä ovat ne merkit, joita itse pitäisin vakavina:

1. Et saa vastausta. Kysymykseen menee viikko tai vastausta ei tule ollenkaan. Tämä on ylivoimaisesti yleisin syy, jonka vaihtoa harkitsevat yrittäjät kertovat.
2. Et tiedä kuka kirjanpitoasi hoitaa. Yhteyshenkilö vaihtuu, sähköpostiin vastaa joka kerta eri ihminen, eikä kukaan tunne yrityksesi tilannetta.
3. Lasku yllättää. Kuukausihinta oli selkeä, mutta sen päälle tulee rivejä joita et osaa ennakoida. Etkä saa selitystä pyytämättä.
4. Asiat tehdään myöhässä. Kirjanpito valmistuu kuukausia jäljessä, ilmoituksia myöhästyy, ja kuulet myöhästymismaksusta vasta verottajalta.
5. Et saa tietää missä mennään. Et osaa sanoa, onko yritykselläsi menossa hyvä vai huono vuosi, koska kukaan ei ole kertonut sitä ymmärrettävästi.
6. Sinun pitää tehdä työ itse. Sinut on laitettu syöttämään tositteet järjestelmään, jonka lisenssistä maksat itse — ja silti maksat kirjanpidosta täyden hinnan.
7. Et kehtaa kysyä. Jos perusasian kysyminen tuntuu nololta, ongelma ei ole sinussa.

Jos jokin näistä on ollut totta yli vuoden, olet jo tehnyt päätöksen. Kyse on enää siitä, milloin toimit.

Milloin vaihto kannattaa tehdä

Helpoin ajankohta on tilikauden vaihde. Silloin vanha tilitoimisto tekee viimeisen tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ja uusi aloittaa puhtaalta tilikaudelta. Vastuunjaosta ei jää tulkinnanvaraa.

Toiseksi paras on heti tilinpäätöksen valmistuttua. Tilinpäätös on tehty, aineisto on kasassa ja siirto on siisti.

Kesken tilikauden vaihtaminen on täysin mahdollista. Se vaatii vain, että sovitaan selkeästi katkaisukuukausi. Yleensä vanha tilitoimisto vie loppuun sen ALV-kauden, jonka se on aloittanut, ja uusi jatkaa seuraavasta. Tilinpäätöksen tekee tilikauden lopussa se, joka sitä silloin hoitaa — myös silloin kun alkuvuoden kirjaukset on tehnyt joku muu.

Yksi asia kannattaa sanoa suoraan: älä jää odottamaan "parempaa hetkeä", jos palvelu ei toimi. Odottaminen ei paranna tilannetta, ja jokainen huonosti hoidettu kuukausi on kuukausi lisää selviteltävää.

Näin vaihto etenee — viisi vaihetta

Tämä on koko prosessi. Yrittäjän oma työmäärä on tyypillisesti alle tunti.

1. Keskustele uuden tilitoimiston kanssa ennen kuin irtisanot mitään. Kerro yrityksesi tilanne, tositemäärä, yhtiömuoto ja se, mikä nykyisessä palvelussa ei toimi. Näin tiedät hinnan ja saat vahvistuksen siitä, että vaihto kannattaa. Tämä keskustelu ei sido mihinkään.

2. Tarkista sopimuksesi ja irtisano se kirjallisesti. Katso sopimuksesta irtisanomisaika — se on tilitoimistoalalla tavallisesti yhdestä kolmeen kuukautta. Irtisanominen kannattaa tehdä sähköpostilla, jotta siitä jää merkintä. Riittää lyhyt ilmoitus: sopimus irtisanotaan, viimeinen hoidettava kausi on X, ja pyydät aineiston luovutusta.

3. Sovi vastuunjako päivämäärätasolla. Tämä on vaihe, jonka sivuuttaminen aiheuttaa lähes kaikki vaihtoon liittyvät ongelmat. Kirjatkaa selvästi: mikä on vanhan tilitoimiston viimeinen kirjattava kuukausi, kuka antaa seuraavan ALV-ilmoituksen, kuka hoitaa palkat siirtymäkuukautena ja kuka tekee tilinpäätöksen.

4. Siirrä valtuudet. Uusi tilitoimisto tarvitsee Suomi.fi-valtuudet voidakseen hoitaa asioitasi — käytännössä veroasioiden hoitamisen ja palkkatietojen ilmoittamisen valtuudet. Valtuutus tehdään verkossa yrityksen nimenkirjoitusoikeudella, ja se vie muutaman minuutin. Muista myös poistaa vanhan tilitoimiston valtuudet vaihdon jälkeen.

5. Aineisto siirtyy. Kirjanpitoaineisto on yrityksesi omaisuutta, ei tilitoimiston. Sinulla on oikeus saada se itsellesi. Käytännössä tilitoimistot toimittavat aineiston toisilleen suoraan — sinun ei tarvitse toimia välikätenä. Yksi huomio: maksamattomat laskut kannattaa hoitaa ennen siirtoa, koska erimielisyys laskuista on yleisin syy sille, että luovutus viivästyy.

Jos jokin näistä puuttuu, kerro siitä uudelle tilitoimistolle heti. Puuttuva tieto on ratkaistavissa, mutta vasta kun se tiedetään.

Mitä vaihto maksaa

Vaihto itsessään ei yleensä maksa mitään. Kustannuksia voi tulla kahdesta suunnasta:

• Vanha tilitoimisto voi laskuttaa aineiston tulostamisesta tai poimimisesta, jos sopimuksessa on niin sovittu. Tarkista tämä sopimuksesta etukäteen.
• Uusi tilitoimisto voi veloittaa aloitustyöstä, jos aineisto on siirtohetkellä keskeneräistä tai edelliseltä kaudelta on selviteltävää.

Meillä ei ole aloitusmaksua. Jos vaihtoon liittyy poikkeuksellisen laajaa selvittelytyötä — esimerkiksi useamman kuukauden kirjaamaton aineisto — kerromme sen ja sen hinnan etukäteen, ennen kuin aloitamme. Emme lähetä yllätyslaskua jälkikäteen.

Palvelumme hinta perustuu tositemäärään, ja voit laskea sen itse hinnastosta ja hintalaskurista. Meillä ei myöskään ole sitoutumisaikaa.

Kolme yleisintä pelkoa — ja mitä niistä kannattaa ajatella

"Entä jos vanhassa kirjanpidossa on virheitä?"
Silloin on erityisen hyvä syy vaihtaa. Uusi kirjanpitäjä käy avaavat saldot läpi siirtovaiheessa, ja virheet tulevat esiin. Ne on halvempi korjata nyt kuin verotarkastuksessa. Emme moiti sinua siitä, mitä edellinen tilitoimisto on tehnyt — kerromme vain, mikä pitää korjata.

"Tuleeko kirjanpitoon katkos?"
Ei tule, jos vastuunjako sovitaan päivämäärätasolla (vaihe 3 yllä). Katkokset syntyvät siitä, että molemmat osapuolet olettavat toisen hoitavan siirtymäkuukauden.

"Joudunko opettelemaan uuden järjestelmän?"
Meillä et. Sinun ei tarvitse hankkia taloushallinto-ohjelmistoa, opetella käyttöliittymää eikä ylläpitää tunnuksia mihinkään. Ohjelmistojen käyttö on meidän työtämme. Riittää, että saat kuitin kuvattua puhelimella tai lähetettyä PDF-tiedoston sähköpostilla.

Mitä me tarjoamme — ja mitä emme

Ollaan tässä suoria, koska se säästää molempien aikaa.

Tarjoamme mutkatonta peruspalvelua. Kirjanpito tehdään ajallaan ja huolellisesti, ALV-ilmoitukset lähtevät määräpäivinä, saat kuukausittain ymmärrettävän kuvan yrityksesi taloudesta, ja kysymyksiin vastataan. Tilikauden lopussa teemme tilinpäätöksen ja veroilmoituksen. Tarvittaessa hoidamme myös palkanlaskennan.

Saat saman ihmisen kiinni joka kerta. Yhteydenotto ei mene tikettijonoon eikä sinun tarvitse selittää yrityksesi tilannetta uudelleen joka kerta.

Emme tarjoa kaikkea. Emme myy reaaliaikaisen talouden lupauksia, dashboardeja emmekä laajoja talousjohtamisen konsultointipaketteja. Emme myöskään pakota sinua järjestelmään, jota et tarvitse. Palvelumme on tarkoituksella karsittu siihen, minkä pieni yritys oikeasti tarvitsee — ja se tehdään kunnolla.

Kenelle emme sovi: jos yrityksesi tarvitsee jatkuvaa talousjohtajan tason sparrausta, kuukausittaista ennustemallinnusta tai raskasta järjestelmäintegraatiota, joku muu palvelee sinua paremmin. Sanomme sen ensimmäisessä keskustelussa, emme puolen vuoden päästä.

Palvelemme sähköisesti koko Suomessa, joten sijainnilla ei ole merkitystä.

Kysy nämä ennen kuin valitset uuden

Vaihdon koko idea menee hukkaan, jos uusi tilitoimisto osoittautuu samanlaiseksi kuin vanha. Kysy siis etukäteen — myös meiltä:

1. Kuka konkreettisesti hoitaa kirjanpitoani, ja saanko hänet kiinni?
2. Kuinka nopeasti kysymykseen vastataan?
3. Mitä kuukausihinta sisältää ja mitä se ei sisällä?
4. Tarvitsenko itse jonkin ohjelmiston tai tunnukset?
5. Onko sopimuksessa sitoutumisaikaa?
6. Miten aineiston siirto vanhalta tilitoimistolta hoidetaan?

Laajemmin valintakriteereistä kerrotaan oppaassa tilitoimiston valinta ja käytännön arjesta artikkelissa miten tilitoimiston kanssa asioidaan.

Näin pääset alkuun

Aloittaminen ei vaadi sinulta valmistautumista etkä tarvitse mitään papereita mukaan ensimmäiseen keskusteluun.

Ota yhteyttä, niin käymme läpi yrityksesi tilanteen, kerromme mitä palvelu maksaa ja miten siirto käytännössä hoidetaan. Jos huomaamme, ettemme ole sinulle oikea kumppani, sanomme senkin.

• Palvelumme: kirjanpito ja palkanlaskenta
• Pienyrityksille: tilitoimisto pk-yrityksille
• Hinnoittelu: hinnasto ja hintalaskuri

Ota yhteyttä — ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään eikä sido mihinkään.