Pitääkö tilitoimiston olla lähellä?

Tiivistelmä: Moni yrittäjä etsii tilitoimistoa oman paikkakunnan mukaan. Onko se enää tarpeen? Käydään läpi, mitä "lähellä oleminen" käytännössä tarkoitti ennen, mikä on muuttunut ja mitä tilitoimistolta kannattaa sijainnin sijasta vaatia.

Lyhyt vastaus: ei tarvitse

Tilitoimiston ei tarvitse sijaita lähellä. Kirjanpito hoituu sujuvasti riippumatta siitä, oletteko samassa kaupungissa vai eri puolilla Suomea.

Mutta jotain kyllä pitää olla lähellä: sinun pitää saada kirjanpitäjäsi kiinni silloin kun sinulla on asiaa. Se ei ole kilometrikysymys. Moni yrittäjä on kokenut, että naapurikorttelin tilitoimistosta on vaikeampi saada vastausta kuin toiselta puolelta maata olevasta.

Katsotaan siis ensin, mistä tuo läheisyyden vaatimus alun perin tuli.

Mitä "lähellä" tarkoitti ennen

Vielä kohtalaisen hiljattain tilitoimiston valinta oli aidosti maantieteellinen kysymys. Tositteet olivat paperia, ja paperi piti saada kirjanpitäjälle. Käytäntö oli useimmiten tämä:

Yrittäjä keräsi kuukauden kuitit ja laskut mappiin, vei mapin tilitoimistoon ja haki sen myöhemmin takaisin. Jos matkaa kertyi puoli tuntia suuntaansa, kyseessä oli kuukausittainen tunnin urakka pelkkää kuljettamista. Silloin oli täysin järkevää valita toimisto läheltä.

Tuo malli ohjasi myös sitä, miten yhteyttä pidettiin. Asioista puhuttiin silloin kun mappia vietiin — eli kerran kuussa, jos silloinkaan.

Mikä muuttui

Muutos ei ole ollut mikään teknologinen vallankumous, vaan yksinkertaisempi asia: tositteet kulkevat nyt sähköisesti.

Kuitin voi kuvata puhelimella heti kaupan kassalla. Laskun voi tallentaa PDF-tiedostona suoraan sähköpostista. Koko kuukauden aineiston voi jakaa yhdellä pilvikansion linkillä. Kun aineisto liikkuu näin, sillä ei ole enää merkitystä, onko kirjanpitäjä viereisessä korttelissa vai 400 kilometrin päässä.

Samalla muuttui myös yhteydenpito. Kun asiointi ei ole sidottu mapin kuljettamiseen, kysyä voi silloin kun kysyttävää on — ei kerran kuussa.

Kirjanpidon laatu ei ole koskaan riippunut etäisyydestä. Se riippuu siitä, kuka työn tekee ja miten huolellisesti.

Näin sähköinen palvelumme toimii

Tämä on se kohta, jota moni pelkää etukäteen turhaan. Sähköinen asiointi ei tarkoita, että sinun pitäisi opetella uusi järjestelmä.

1. Sinä toimitat aineiston sinulle sopivimmalla tavalla. Valokuvina, PDF-tiedostoina tai jakamalla linkin omaan pilvikansioosi. Käytännössä toimivin tapa on luoda puhelimeen kansio, johon kuvaat kuitit heti niiden syntyessä — silloin mikään ei katoa lompakon pohjalle. Toimitat myös pankin tiliotteen PDF-muodossa, jotta rahaliikenne saadaan täsmäytettyä.

2. Me teemme kirjanpidon. Kirjaamme tositteet, tiliöimme ostolaskut, hoidamme arvonlisäveroilmoitukset määräpäiviin mennessä ja huolehdimme, että aineisto arkistoituu sähköisesti lain vaatimalla tavalla.

3. Sinä saat kuukausikatsauksen. Ymmärrettävä kuva tuloista, menoista ja tuloksesta — ja maininnan, jos jokin kaipaa huomiota. Ei kymmensivuista raporttipinoa.

Rytmi sovitaan yrityksesi mukaan. Tilikauden päättyessä teemme tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Et tarvitse ohjelmistoa etkä tunnuksia

Tämä erottaa meidät monesta muusta, joten sanotaan se selvästi: sinun ei tarvitse hankkia taloushallinto-ohjelmistoa, opetella käyttöliittymää eikä ylläpitää tunnuksia mihinkään järjestelmään.

Ohjelmistojen käyttö on meidän työtämme, ei sinun. Sinun työtäsi on se, minkä takia yrityksesi ylipäätään on olemassa.

Moni yrittäjä on törmännyt malliin, jossa tilitoimiston vaihto tarkoittaa uuden järjestelmän opettelua, kuukausimaksullisia lisenssejä ja tunteja tukisivujen parissa. Meillä ei tarvitse. Riittää, että saat kuitin kuvattua puhelimella.

Jos haluat toimittaa aineiston paperisena, sekin onnistuu. Palvelumme on tarvittaessa täysin sähköistä — se ei ole pakko, vaan mahdollisuus.

Mitä sähköisyys tarkoittaa arjessa

Konkreettisesti hyöty näkyy neljässä asiassa:

• Aika säästyy. Ei kuukausittaisia kuljetusmatkoja eikä mapin odottelua takaisin.
• Aineisto ei katoa. Kun kuitti kuvataan syntyhetkellä, se on tallessa. Kadonnut kuitti on menetetty vähennys.
• Kysyminen on helppoa. Kun yhteydenpito ei ole sidottu käynteihin, voit kysyä matalalla kynnyksellä pitkin kuukautta.
• Arkistointi hoituu itsestään. Kirjanpitoaineisto säilytetään sähköisesti lain vaatimalla tavalla — sinun ei tarvitse säilyttää mappirivistöä varastossa.

Emme lupaa reaaliaikaista taloutta, koska emme usko sellaisiin lupauksiin pienyrityksen arjessa. Lupaamme sen, että kuukausittainen kuva talouden tilanteesta on selkeä, ajallaan ja ymmärrettävä.

Mitä tilitoimistolta kannattaa vaatia

Kun etäisyys ei enää rajaa valintaa, kannattaa kysyä oikeita kysymyksiä. Nämä ovat mielestäni ne, jotka ratkaisevat:

1. Saanko saman ihmisen kiinni joka kerta? Tämä on tärkein. Kirjanpitäjän pitää tuntea yrityksesi, ei lukea tikettihistoriaa.
2. Kuinka nopeasti kysymykseen vastataan? Kysy tätä suoraan etukäteen. Vastaus kertoo paljon.
3. Uskallanko kysyä? Jos ensimmäisen keskustelun jälkeen tuntuu siltä, ettei kehtaa kysyä perusasioita, se tunne ei parane myöhemmin.
4. Sanotaanko minulle suoraan? Hyvä kirjanpitäjä kertoo myös ne asiat joita et halua kuulla — esimerkiksi sen, että jokin kulu ei kuulu yrityksen kirjanpitoon.
5. Onko hinnoittelu ymmärrettävä? Sinun pitää pystyä arvioimaan kustannus etukäteen. Meillä voit laskea sen itse hinnastosta ja hintalaskurista.
6. Miten aineisto toimitetaan? Jos vastaus edellyttää, että opettelet uuden ohjelmiston, kysy onko se sinulle todella tarpeen.

Huomaa, ettei yksikään näistä liity sijaintiin.

Kärsiikö palvelun laatu etänä?

Ei kärsi. Kirjanpito on työtä, jonka laatu syntyy huolellisuudesta ja osaamisesta, ei istumapaikasta.

Sanoisin jopa päinvastoin. Kun asiointi ei ole sidottu käynteihin, kysymyksiin vastaamiseen jää enemmän aikaa. Asiakas voi kysyä matalalla kynnyksellä pitkin kuukautta sen sijaan, että asiat kasautuisivat yhteen tapaamiseen.

Se, mikä laadussa oikeasti ratkaisee, on työhön käytetty huolellisuus ja se, että virheet huomataan ennen kuin niistä tulee ongelmia. Siihen panostamme enemmän kuin asiakasmäärään.

Näin pääset alkuun

Jos mietit tilitoimiston vaihtamista tai olet perustamassa yritystä, sijainti ei ole se asia, jonka perusteella valinta kannattaa tehdä. Kysy sen sijaan yllä olevat kuusi kysymystä — myös meiltä.

Palvelemme sähköisesti kaikkialla Suomessa, yrityskoosta ja toimialasta riippumatta.

• Palvelumme: kirjanpito ja palkanlaskenta
• Pienyrityksille: tilitoimisto pk-yrityksille
• Hinnoittelu: hinnasto ja hintalaskuri

Ota yhteyttä — kartoitetaan tilanteesi ja kerrotaan suoraan, miten voimme auttaa. Ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään eikä sido mihinkään, olitpa missä päin Suomea tahansa.