Toiminimen yksinkertainen kirjanpito

Yksinkertainen kirjanpito yleisesti

Yksinkertainen eli maksuperusteinen kirjanpito on yksi toiminimiyrittämisen eduista.

Toiminimi voi hyödyntää toiminnassaan yksinkertaista kirjanpitoa kaksinkertaisen kirjanpidon sijaan. Tämä mahdollistaa helpomman ja kenties kansantajuisemman kirjanpidon rakenteen.

Kuka voi käyttää yksinkertaista kirjanpitoa?

Yksinkertainen kirjanpito on mahdollista useimmille toiminimiyrittäjille ja useimmat pienyrittäjät mahtuvatkin yksinkertaiselle kirjanpidolle asetettujen ehtojen sisään.

Kun toiminimiyritys täyttää enintään yhden seuraavsita vaatimuksista, se voi käyttää yksinkertaista kirjanpitoa:

• Taseen loppusumma on yli 100 000 €
• Liikevaihto on yli 200 000 €
• Palveluksessa on (keskimäärin laskettuna) yli kolme työntekijää

Esimerkiksi vuonna 2026 toiminimen perustaminen maksaa 75 €, kun osakeyhtiön perustaminen maksaa 300 €. Hinnat koskevat yrityksen perustamista sähköisesti. Paperilomakkein tehdyn perustamisilmoituksen käsittely on hintavampaa.

Miten yksinkertainen kirjanpito toimii käytännössä?

Toiminimen yksinkerttainen kirjanpito seuraa ainoastaan yrityksen/yrittäjän tuloja ja menoja, yksityishenkilön pankkitilitoiminnan kaltaisella tavalla.

Maksutapahtumat merkitään kirjanpitoon sille pivälle, jona raha liikkuu. Laskun lähettämisen tai vastaanottamisen ajankohdalla ei ole merkitystä.

Yrityksen taloutta voidaan seurata kaksisarakkeisella kirjanpidolla, jossa eriytetään toisistaan tulot ja menot.

Yksinkertainen kirjapito ei seuraa debet & kredit liikennettä, vastatiliöintejä tai muuta yrityksen taloustilanteen dataa tuottavaa kirjanpitoa.

Mitä asioita tulee merkitä muistiin?

Yksinkertaista kirjanpitoa käytettäessä tulee kuitenkin huomioida lakiin perustuvien velvoitteiden täyttyminen.

Kirjapidossa tulee seurata ja kirjata ainakin seuraavia asioita:

• Rahatapahtumat: Päivämäärä, summa ja selite siitä, mitä tapahtuma koskee. Selite on yksi yleisimmistä puutteista, joka johtaa ongelmiin verottajan kanssa.
• Arvonlisäveroerittely: Toiminimiyrittäjän ollessa arvonlisäverovelvollinen, tulee kirjapinpidossa merkitä erikseen veron osuus, verokanta ja veroton hinta.
• Kuitit: Kaikista yrityksen kirjapitoon kirjattavista tapahtumista on oltava todisteena kuitti. Kuitit tulee säilyttää vähintään kuuden vuoden ajan tilikauden päättymisen jälkeen.

Mitkä ovat yksinkertaisen kirjanpidon hyödyt?

Yksinkertaisen kirjanpidon suurin etu on helppous yrittäjälle itselleen.

Yrittäjä voi säästää muutamamn kympin kuussa, kun tekee pienen yrityksensä kirjanpidon itse esim. taulukkolaskentaohjelmalla. On kuitenkin syytä pohtia oikean kirjanpito-ohjelman käyttämistä. Ulkoinen kirjanpito-ohjelma on kuitnekin yllättävän kallis ja vie itse tekemällä saavutettavat säästöt.

Kun yrittäjä tekee kirjanpitoa itse, säästää yksinkertainen kirjanpito aikaa, koska kirjaustapa on selkeä ja kirjaamissäännöt ovat yksinkertaiset.

Ei pakottavaa tarvetta laatia tilinpäätöstä, vaan usein pelkkä veroilmoituksen laatiminen ja toimittaminen verottajalle riittää - ellei toiminta ylitä tilinpäätöksen laatimiseen pakottavia minimivaatimuksia.

Mitkä ovat yksinkertaisen kirjanpidon haitat?

Suurimmaksi yksinkertaisen kirjanpidon haittapuoleksi mainitaan usein yritystalouden kokonaiskuvan puuttuminen. Todellisuudessa se on puutteellisesti tehty kirjanpito, joka johtaa vaikeuksiin verottajan kanssa.

Saamme tilitoimistona aika ajoin yhteydenottoja toiminimiyrittäjiltä, jotka ovat tehneet yrityksensä yksinkertaista kirjanpitoaan itse. Tyypillisesti kirjanpitoa on takana jo useampi vuosi, ennen kuin verottaja on puuttunut sen puutteellisuuteen ja siinä esiintyviin virheisiin, vaatien selvitystä. Tässä vaiheessa tilitoimistojen keinot auttaa asiakasta ovat varsin rajalliset.

Edellä mainitusta syystä, tulee yksinkertainen kirjanpito tehdä huolellisesti ja pitää jokaisena kirjaushetkenä mielessä, että joku taho luultavasti tulee tarkastamaan kirjausten oikeellisuuden.

Yritystalouden kokonaiskuvan puuttuminen on toinen suuri yksinkertaisen kirjanpidon haittapuoli. Toiminta, josta yritykselle velkaa, ei ole luettavissa selkeästi kaksinkertaisen kirjanpidon tapaan yrityksen talousraporteista.

Jos toiminta vaatii rahoitusta pankeilta tai muilta rahoituslaitoksilta, muodostuu yksinkertainen kirjanpito lähes aina esteeksi. Luottolaitokset vaativat useimmiten kaksinkertaista, läpinäkyvää kirjanpitoa, selvittääkseen yrityksen todellisen taloustilanteen.

Käytännössä lähes kaikki yritykset käyttävät kaksinkertaista kirjanpitoa

Nykyiset kirjanpito-ohjelmat tuottavat automaattisesti kaksinkertaisen kirjanpidon.

Kaksinkertaisen kirjanpidon käyttäminen mahdollistaa toiminimiyrityksen toimintamuodon muuttamisen osakeyhtiöksi melko helposti. Jos toiminnassa on käytetty yksinkertaista kirjanpitojärjestelmää, on ennen yhtiömuodon muuttamista käytännössä laadittava koko yrityksen historian ajalta ensin kaksinkertainen kirjanpito.